M365 Lists: Seuraa ja hallitse asiakokonaisuuksia

Microsoft List on tietojenseurantaohjelma, jonka avulla isojen asiakokonaisuuksien hallinta ja etenemisen seuranta helpottuu. Voit luoda yhdessä ylläpidettävän luettelon jonkin asiakokonaisuuden osioista joko tyhjään luettelopohjaan tai käyttää mallipohjaa, jossa sarakkeet ovat valmiina. Luetteloon voit yhdistää myös automatiikkaa esimerkiksi muutosten seurannan avuksi.

Mitä tarvitsen?

Löydät Lists (luettelo) -työkalun M365-palvelusta.

Miten toimin?

Voit luoda luettelon erilliseksi tiedostoksi tai Teams-kanavalle.

1. Lists –luettelon luominen M365-palvelussa:

Mene M365 –palveluun (Kirjaudu TUNI-tunnuksella). Näet sivulla aiemmin luomasi ja sinulle jaetut luettelot. Aloita uuden luettelon luominen ”Uusi luettelo”-painikkeesta.

Lists etusivu

Voit valita jonkin sivulla esitellyn mallin luettelon pohjaksi, jolloin saat valmiit sarakkeet luetteloon. Näitä sarakkeita voit kyllä muokata ja nimetä uudelleen. Voit myös aloittaa luettelon luomisen tyhjästä pohjasta. Valitse tällöin ”Tyhjä luettelo” sivun yläreunasta.

Lists

Valittuasi tyhjän pohjan tai mallipohjan voit kirjoittaa luettellolle nimen ja muokata sen ulkoasua.

Lists muokkaaminen

Luotuasi luettelon pääset muokkaamaan sarakkaita ja lisäämään niitä. Sarakkeiden nimiä klikkaamalla pääset muokkaamaan niitä.

”Uusi”-painikkeesta saat uuden luettelokohdan eli pääset täyttämään luetteloa. Tällöin syötät tietoja sarakkeiden mukaisiin kohtiin.

Lists sarakkeet

2. Luettelon luominen tai lisääminen Teams-alueelle:

Siirry valitsemallesi Teams-kanavalla ja valitse sivun yläreunasta + -painike

Valitse sovellusten joukosta Lists ja valitse sitten Tallenna.

Lists Teamsissa

Valitse, että haluatko tuoda kanavalle aiemmin luodun listan vai luoda kokonaan uuden listan tyhjältä pohjalta tai mallista.

Lists Teamsissa luominen

Tämän jälkeen voit muokata listaa kuten aiemmassa ohjeessa kerrottiin.

Tietojen lisäämineen luetteloon

Kun luettelo on valmis ja olet muokannut sarakkeet haluamaksesi, tietoja voidaan lähteä syöttämään. Luettelon yläreunassa on +Uusi -painike, josta saa esiin lomakkeen, jolla tietoja pääsee syöttämään. Tietojen syöttäminen tapahtuu luettelon sarakkeita vastaaviin lomakkeen kysymyksiin vastaamalla.  Tietoja voivat syöttää kaikki käyttäjät, joille olet antanut oikeudet luetteloon.

Listan lomake

Luettelon asetukset, jakaminen  ja lisäominaisuudet:

Luettelon yläreunassa näet työkalut, joiden kautta voit muokata, tarkastella ja suodattaa näkymää. Yläreunasta löydät myös Jaa-painikkeen, jonka avulla voit jakaa luettelon linkillä muille tai hallita käyttöoikeuksia. Automatisointi -välilehdellä pääset määrittämään sääntöjä, joiden perusteella saat esimerkiksi ilmoituksia jonkin tiedon lisäämisestä tai muuttumisesta. Integroi-välilehdeltä voit luoda luetteloon yhteyden PowerApps, Power Automate tai PowerBI -työkaluihin ja näin rakentaa listaan vaativampaakin tiedon hallintaa ja automatisointia.

 

Lists asetukset

Mitä kannattaa huomioida?
  • Lists-työkalu taipuu hyvinkin monimutkaisiin tarpeisiin. Alkuun pääsee helposti, mutta sääntöjen ja automatiikan luominen vaatii hieman enemmän perehtymistä.
  • Lists sopii hyvin projektityöskentelyyn, mutta myös opetuksen työkaluksi, esimerkiksi opiskelijan töiden edistymisen seurantaan, palauttamiseen ja arviointiin. (vrt. Moodlen tietokanta-työkalu)
lista
Lue lisää:

Microsoft: Ohjeet

 

Vinkki päivitetty 6/2024