”Sopisiko sinulle joku seuraavista tapaamisajoista….” . Näillä sanoilla alkaa usein sähköpostiviesti, jossa etsitään yhteistä aikaa tapaamiselle. Viesti johtaa usein useampaan viestinvaihtoon, varsinkin jos mukana on useampi ihminen, jonka kanssa yhteistä aikaa etsitään. Tällainen viestittely on tarpeetonta, jos käytössä on M365:n sähköinen kalenteri. Näet organisaatiosi ihmisten sähköisistä kalentereista vapaa/varattu -merkinnät, jolloin voit heti ehdottaa tapaamista vapaaseen ajankohtaan. M365-kalenterissa on lisäksi aikatauluavustaja-toiminto, joka etsii puolestasi teille sopivimmat kokousajankohdan. Aikatauluäänestys-toiminnolla voit ehdottaa useampia kokousaikoja osallistujien valittavaksi.
Mitä tarvitsen?
Kalenterin löydät Outlookista, jota voit käyttää koneellasi olevan erillisen Outlook-ohjelman kautta tai verkkoversiona M365-palvelussa osoiteessa https://m365.cloud.microsoft . Outlookia voit käyttää myös puhelimellasi. Kaikissa perusperiaate on sama, joskin käyttäjänäkymä saattaa vaihdella.
Miten toimin?
Katsele toisten kalentereita
Voit halutessasi lisätä henkilön kalenterin näkyviin itsellesi klikkaamalla kalenterinäkymän sivupalkista Add Calendar/Lisää kalenteri –painiketta.
Etsi oikea henkilö kirjoittamalla henkilön nimi Yksittäiset henkilöt -kohdan hakukenttään. Voi tässä kohtaa lisätä kalenterin suoraan johonkin aiemmin luomaasi kalenteriryhmään. Klikkaa Tallenna.
Kun lisäät toisen henkilön kalenterin näkymääsi voit tarkastella sitä oman kalenterisi rinnalla. Kun klikkaat kalenterin näkyviin, se avautuu oman kalenterisi päälle.Värikoodit kertovat kumman kalenterista on kyse. Voit katsella myös usean henkilön kalentereita vierekkäin.
Kaikki avaamasi kalenterit jäävät niminä muistiin vasemman reunan valikkoon. Näin saat helposti lähimpien kollegoiden kalenterit aina uudestaan esiin. Voit halutessasi myös poistaa kalenterin listasta klikkaamalla kolmea pistettä nimen vieressä ja valitsemalla valikosta Poista. Kalenterin omistaja ei tiedä kuka hänen kalenteriansa katselee, ja kalenterissa näkyy vain vapaa/varattu -merkintä, ellei kalenterin omistaja ole antanut erikseen sinulle laajempia oikeuksia kalenterimerkintöjen katseluun.
Aikatauluavustaja
Voit käyttää apunasi kalenterin aikatauluavustajaa, aikatauluttajaa, kun etsit sopivaa aikaa kokoukselle. Kun olet luomassa kokouskutsua ja valinnut henkilöt kutsuun, Aikatauluttaja -kohdasta saat esille koontinäkymän kaikkien osallistujien kalenteriin. Voit selata kalentereista vapaata aikaa ja nähdä suosituksia parhaimmista ajoista.
Kun klikkaat kalenterista kaikille sopivaa aikaa, aika päivitetään kutsuun. Kalenterissa näet henkilöiltä vain varattu/vapaa -tiedon. Jos henkilö on jakanut kalenterinsa tarkemmat tiedot sinulle, näet myös tapahtumien otsikot, kuten ylläolevassa kuvassa.
Aikatauluäänestys
Voit ehdottaa kokouksen osallistujille myös useampaa aikaa, joista he voivat valita itselleen sopivimman. Kokouskutsussa on Aikatauluäänestys -painike, jossa voit valita ehdolle useamman päivän. Kun olet valinnut osallistujat aikatauluäänestys myös kertoo, onko ehdolle valittu aika vapaana osallistujien kalenterissa.
Saat äänestyksestä sähköpostin, jossa kerrotaan, kun joku on äänestänyt sopivaa aikaa. Näet myös kalentereissa ehdotetut ajat ”PITO: kalenterikutsun otsikko” -tunnisteella.
Voit tarkastella äänestystilannetta kalenterikutsun kohdalta ja näet ketkä ovat jo äänestäneet.
Kun kaikki ovat valinneet sopivat ajat, voit päättää lopullisen kokousajan klikkaamalla valintaasi. Klikkaa sen jälkeen Lopeta kysely valitulla vaihtoehdolla -painiketta. Valittu päivämäärä päivittyy kutsuun ja muut ehdolla olevat ajat poistuvat osallistujien kalentereista.
HUOM! Äänestyksen voit lähettää myös organisaatiosi ulkopuolisille jäsenille. He saavat äänestyksestä tiedon sähköpostiinsa ja voit kirjautua M365-tunnuksellaan tai pyytää erillistä tarkistuskoodia sähköpostiviestillä, jolla todentavat henkilöllisyytensä.
Lue lisää
Lue lisää:
Microsoftin ohjeet kalenterin käyttöön
Vinkki päivitetty 6/2024