Tehoa kokouksiin

Mitä jos kokoukset kestäisivätkin 45 minuuttia tunnin sijaan? Osallistujat ehtisivät helpommin siirtyä kokouksesta toiseen ja myös orientoitua uuteen asiaan kokousten välillä. Paremmin asian käsittelyyn valmistautuneet osallistujat tarkoittavat myös tehokkaampia kokouksia. Kun kalenteri ehdottaa oletuksena tunnin kokousta, ei moni sitä lähde vaihtamaan. Tässä vinkissä kerrotaan, miten oletusaika muutetaan 45 minuutiksi. Lue myös hyvän kokouksen muistilista!

Miten toimin?

Oletusasetukset 45 minuutin kokousvarausten tekemiseen Outlookissa:

  1. Avaa Outlook ja sieltä kalenterinäkymästä valikko  File / Tiedosto -> Options / Asetukset -> Calendar / Kalenteri.
  2. Aseta Options / Asetukset -valikossa kokouksen oletuspituudeksi 1 tunti kohdassa ”Default duration of new appointments and meetings / Uusien tapaamisten ja kokousten oletusarvoinen kesto”.
  3. Rastita ”End appointments early / Lopeta tapaamiset ja kokoukset etuajassa” -kohta.
  4. Aseta ”One hour or longer / Yksi tunti tai kauemmin” -kohtaan tauon pituudeksi 15 min.
  5. Tallenna asetukset painamalla ruudun alalaidassa OK.

Nyt tekemäsi uudet kokousvaraukset ovat automaattisesti täyden tunnin sijaan 45 min. pituisia. Voit tehdä muutoksen myös selainversiossa.

Mitä kannattaa huomioida?

Hyvät kokouskäytännöt auttavat myös tehostamaan kokouksia ja myös karsimaan tyhjäkäyntiä. Huomio ainakin seuraavat asiat kokousta järjestäessäsi:

  • Mikä on kokouksen tavoite? Mieti sitä itse ja tee se myös selväksi osallistujille kokouskutsussa. Näin osallistujien on helpompi orientoitua kokoukseen ja valmistautua siihen. Ideointipalaveri noudattaa erilaista rakennetta kuin päätöspalaveri, mutta pohdi molemmissa tapauksissa, että mitä jokainen voi tehdä ennen kokousta, jotta aikaa säästyy kokoustilanteessa.
  • Keitä kokouksessa kuuluu olla? Asiasihan on tietenkin niin tärkeä, että mahdollisimman monen tulisi siitä olla tietoisia, mutta tuleeko heidän kaikkien olla mukana itse kokouksessa vai kenties saada siitä koonti ja tiedote jälkikäteen? Kenen panosta asiaan todella odotetaan? Huom! kalenterikutsussa osallistujat voi poimia ”Reguired” ja ”Optional” sen mukaan kenen edellytetään osallistuvan ja kuka voi olla mukana oman harkintansa mukaan.
  • Kuinka pitkä kokous on tarpeen? Jos asian käsittelyyn valmistaudutaan ennakkoon, ei alustukseen kulu aikaa kokouksessa. Riittäisikö tunnin sijaan 45 minuuttia? Huolehdi aikataulusta ja aloita lopetus ajoissa, jotta osallistujat ehtivät reagoimaan ajoissa, eikä kokous veny. Kokouksen venyminen saattaa viivästyttää muiden kokouksen aloitusta, kun ihmiset tulevat myöhään mukaan.
  • Mitä tulee kirjata ylös? Jotta samaa asiaa ei käydä uudelleen ja uudelleen läpi, on syytä kirjata ylös kokouksen yhteenveto/päätökset jokaisen käsitellyn kohdan jälkeen. Kirjaa ylös selkeästi päätöksiä ja jatkotoimenpiteet, jotta kokouksesta poissaolevatkin pystyvät seuraamaan tehtyjä päätöksiä ja kokouksen lopputulosta.
Lue lisää:

Kun työtä tehdään yhteisissä digitaalisissa ympäristöissä tiimien ja työyhteisöjen kesken, päätös työkalujen valinnasta ei ole enää vain yksittäisen työntekijän mieltymyksistä ja toiveista kiinni, vaan edellyttää koko tiimin tai työyhteisön yhteistä sopimista käytettävistä työkaluista sekä toiminnan pelisäännöistä näissä ympäristöissä. Lue keskeiset kysymykset työkaluista sopimiseen: Etä- ja hybridityön tueksi

Henkilöstön digityökalut -sipulimalli havainnollistaa työkaluvaihtoehtoja ja niiden roolia Tampereen korkeakouluyhteisössä ja auttaa valitsemaan eri tilanteisiin sopivat työkalut.

 

Vinkki päivitetty 5/2022