Word-dokumenttien yhteismuokkausmahdollisuus sanoo hei-heit ajoille, jolloin dokumenteista joutui pyörittelemään montaa eri versiota eri henkilöiden muokatessa omia osuuksiaan. Nyt yhteen ja samaan dokumenttiin voi antaa muokkausoikeudet usealle eri käyttäjälle, jolloin kaikki voivat muokata dokumenttia ja tehdä siihen kommentteja yhtäaikaisesti, ja muutokset myös näkyvät reaaliajassa kaikille käyttäjille. Oikeuksia on eritasoisia – oikeudet voi antaa vain dokumentin katseluun tai myös sen muokkaamiseen.
Mitä tarvitsen?
Tarvitset Word-dokumentin ja muita henkilöitä sitä muokkaamaan.
Miten toimin?
Luo Word-dokumentti ja tallenna se ensin OneDrive-pilvipalveluun, jotta tiedosto ei ole vain paikallisesti tietokoneellasi. Sen jälkeen Wordin oikeassa yläkulmassa olevaa Share-painiketta klikkaamalla voit lisätä muita käyttäjiä dokumenttia muokkaamaan. Dokumentin voit jakaa joko sähköpostitse tai linkillä. Helppoa!
Mitä kannattaa huomioida?
Tiesithän, että nykyään voit yhteiskirjoittaa kaikkia dokumentteja, eli ei pelkästään Word-tiedostoja. Lue siis ihmeessä vinkki Office365-yhteiskirjoittamisesta ja jaa muokkausoikeuksia kollegoillesi. Myös opiskelijat voivat tehdä etänä ryhmätöitä yhteiskirjoittamalla.
Ps. Huomasithan, ettei OneDrivessä olevia dokumentteja tarvitse erikseen tallentaa muokkaamisen jälkeen. Muokkaukset tallentuvat automaattisesti. Kätevää!
Lue lisää:
Kannattaa kurkata myös Microsoftin perusteellisemmat ohjeet yhteismuokkauksen käyttöönottoon.
Voit halutessasi myös poistaa tiedostosi OneDrivestä.
Muistathan muut vinkit Wordistä: wiisi winkkiä Wordistä, säästä hiirikättäsi näppäinkomennoilla ja Wordin sivunumeroiden taltuttaminen.
Vinkki päivitetty 5/2022