Teamsillä järjestetyn kokouksen tai tilaisuuden chat ruuhkautuu helposti mikäli osallistujia on paljon. Tällöin chattiin esitettyjä kysymyksiä ja kommentteja on vaikea seurata. Myös keskustelu chatissa ison ryhmän kesken voi olla vaikeaa, kun irralliset viestit eivät kiinnity toisiinsa. Teamsin Question and Answer -palsta eli Q&A-toiminto on tervetullut lisä Teams-kokoukseen tai webinaariin. Sen avulla keskustelut järjestyvät ketjuihin, kysymykset nousevat esille ja kokouksen järjestäjät voivat sen avulla järjestää moderoidun kysymys-vastausosion. Q&A on suunniteltu kokouksiin, jotka vaativat enemmän rakennetta.
Mitä tarvitsen?
Luo kokouskutsu, jossa on Teams-kokouslinkki.
Miten toimin?
Tarkista kokousasetukset: Avaa kalenterissasi kyseinen kokouskutsu. Tarkista ensin Kokousvaihtoehdot/Meeting options -kohdasta, että Q&A-toiminnallisuus on sallittuna kyseisessä kokouksessa.
Tallenna valinnat ruudun alareunasta.
Mene tämän jälkeen Teamsiin, joko työpöytäsovelluksella tai selaimella. Valitse Teamsissa Calendar-välilehti ja klikkaa oikeaa kokousta avautuvasta kalenterista. Valitse yläreunasta Q&A tai jos se ei ole heti näkyvissä niin klikkaa +-painiketta ja saat näkyviin loputkin välilehdet. sivun yläreunasta ja lisää Q&A. Klikkaa Add (lisää) -painiketta.
Sivun oikeassa reunassa näet alkuasetukset. Valitse voivatko osallistujat kysyä kysymyksiä ja keskustella. Tärkein valinta on alin raksi, josta päätät, että haluatko moderoida keskustelua. Tämä tarkoittaa sitä, että haluatko hyväksyä jokaisen kysymyksen ennen niiden julkaisua osallistujille. Jos valitset moderoinnin, et voi muuttaa valintaa jälkikäteen. Tallenna valintasi.
Tässä Teamsin Calendar-kohdassa pääset myös kirjoittamaan kysymyksiä tai esim. ohjeistuksen ennakkoon. Kokouksen jälkeen näet myös kaikki esitetyt kysymykset ja vastaukset tältä sivulta.
Kokouksen tai tilaisuuden aikana
Kun olet lisännyt Q&A-osion kokoukseen, näet siihen liittyvän kuvakkeen kokouksessa muiden hallintatyökalujen joukossa.
Tässä ikkunassa osallistujat voivat esittää kysymyksiä tai aloittaa ketjumuotoisia keskusteluja riippuen järjestäjän valinnoista. Kokouksen tai tilaisuuden aikana Q&A-palsta muistuttaa chat-ikkunaa. Kysymykset on kehystetty sinisellä ja keskustelut rakentuvat allekkain aloitetun viestin alle. Laitettuja viestejä ja kysymyksiä voi myös merkitä hymiöillä ja järjestäjä voi myös kiinnittää viestejä ketjun alkuun. Chat-ikkuna on edelleen käytössä erillisenä ikkunana.
Moderoitu Q&A-palsta
Moderoimattomassa kokouksessa osallistujien kysymykset näkyvät heti Q&A-syötteessä. Jos valitset Q&A -osiota luotaessa, että kysymyspalsta on moderoitu, näet osion yläreunassa hallintapainikkeet.
Jos haluat hallita kysymysten näkymistä eli moderoida Q&A-palstaa, huomioi osallistujien roolit kokouksessa. Kokouksen asetukset määrittävät minkälaisia oikeuksia osallistujilla on kokoukseen. Q&A-palstan moderoija-roolin saavat kaikki kenellä on esittäjän rooli kokouksessa. Usein kaikilla osallistujilla saattaa olla presenter/esittäjä-oikeudet, vaikka heidän ei olisi tarkoitustaan esittää, koska tavallisesti tällaisella rajauksella ei ole merkitystä. Kuitenkin Q&A-palstan kanssa tuo esittäjäoikeus määrittää kaikki myös palstan moderoijiksi ja tämä poistaa koko moderoinnin keskeisen idean. Määritä siis kokousasetuksista esittäjät eli Q&A-palstan moderoijat ennen kokousta.
Kokouskutsussa linkin alla on Meeting options, josta pääset määrittämään osallistujien rooleja. Jos haluat moderoidussa kokouksessa rajata moderoijiksi vain itsesi tai tietyt henkilöt, niin silloin sinun täytyy tehdä rajaus kokouksen esittäjä/presenter -kohdassa. Q&A-osion oikeudet noudattavat siis esittäjäoikeuksia.
Jos olet ottanut moderoinnin käyttöön, näet kolme otsikkoa Q&A-syötteessä. Ne ovat:
- In review (Tarkastelussa): kaikki uudet kysymykset näkyvät ensin tässä
- Published (Julkaistu): kysymykset, jotka osallistujat voivat nähdä.
- Dismissed (Hylätyt): kysymykset, jotka järjestäjä on hylännyt.
Moderoitu kysymys- ja vastaus -osio edellyttää, että moderaattori tarkastaa kysymykset ennen kuin ne julkaistaan kaikkien nähtäväksi ja kommentoitavaksi. Kun moderointi on käytössä, kaikki uudet kysymykset näkyvät ensin In review-välilehdellä. Moderaattorin täytyy erikseen julkaista tai hylätä kysymykset. Julkaistut kysymykset siirretään Published-välilehdelle ja näkyvät kaikille osallistujille. Hylätyt kysymykset siirretään Dismissed-välilehdelle. Hylätyt kysymykset voidaan haluttaessa kuietnkin julkaista myöhemmin.
Mitä kannattaa huomioida?
- Kysymys- ja vastausistunnon kysymykset ja vastaukset ovat kokouksen jälkeen edelleen tarkasteltavissa Teams-kalenteritapahtuman (Teams -Calendar) Q&A-välilehdellä.
- Kysymysten järjestystä voi myös helposti muuttaa ja valita ensin näkyviin esim. kysymykset, joihin ei ole vielä vastattu.
Lue lisää
Vinkki päivitetty 6/2024