Yksityiset kanavat Teamsissa

Teams-tiimin rakennetta ja sisältöjä voi jäsennellä kanavien avulla. Kanavat sisältävät kaikki Teams-alueelle lisätyt työkalut, eli keskustelut, tiedostot ja muut M365-palvelusta löytyvät työkalut. Valmiina tiimissä on Yleinen/general -kanava, mutta muita kanavia voidaan luoda esimerkiksi teemojen tai alaryhmien mukaisesti. Luodut kanavat ovat lähtökohtaisesti kaikkien tiimin jäsenten nähtävillä. Teams-tiimin sisälle on kuitenkin mahdollista luoda yksityisiä kanavia, joissa käyttöoikeus on mahdollista rajata vain tietyille tiimin jäsenille. Yksityiseen Teams-kanavaan on mahdollista lisätä kenet tahansa käyttäjä omasta organisaatiosta tai sen ulkopuolelta, kunhan tämä käyttäjä on ensin lisätty koko tiimin jäseneksi tai omistajaksi.

Mitä tarvitsen?

Tarvitset Teams-sovelluksen sekä sinne luodun tiimin. Huomaathan, että yksityiseen kanavaan voi lisätä henkilön organisaatiosta tai sen ulkopuolelta vain, jos hänet on ensin lisätty koko tiimiin jäseneksi tai omistajaksi.

Miten toimin?

1. Kanavaa luodessasi valitse ”Yksityinen -käyttöoikeus on vain tietyllä käyttäjäryhmällä tiimissä”

2. Kanavan luotuasi pääset lisäämään tiimin jäseniä kanavan käyttäjiksi. Pääset jäsenten lisäämiseen myös myöhemmin kanavan perässä olevan kolmen pisteen takaa Lisää jäseniä -kohdassa.

.

Yksityisen kanavan perässä oleva lukko-ikoni kertoo kanavaan poimituille jäsenille, että kanavan käyttöoikeuksia on rajattu. Muut eivät näe edes yksityisen kanavan nimeä.

Mitä kannattaa huomioida?

Yksityinen kanava voi olla hyödyllinen silloin, jos tiimin toiminta jakautuu ala-aiheisiin, joihin koko tiimillä ei tarvetta päästä. Yksityinen kanava auttaa kohdentamaan huomiota oleellisiin kanaviin, kun käyttäjille tarpeettomat kanavat suljetaan pois näkyvistä. Yksityisillä kanavilla voidaan myös käsitellä asioita, jotka eivät saa näkyä koko tiimille. Opetuskäytössä yksityisillä kanavilla voidaan esim. rajata ryhmille omia kanavia, joissa ryhmät voivat työskennellä vain oman alaryhmän kesken. Yksityisiä kanavia kannattaa kuitenkin luoda harkiten, sillä kanavan tyypin muuttaminen jälkikäteen ei ole mahdollista. Yksityiset kanavat myös rajaavat osaltaan tiedonkulkua ja heikentävät avoimuutta, joten perusteet kanavien sulkemiselle kannattaa pohtia hyvin etukäteen.

Lue lisää:

Lue tarkemmin Microsoftin ohjeesta.

 

Vinkki päivitetty 5/2022