Etätyöskentely tuo omat haasteensa työssä jaksamiseen, ajanhallintaan, ergonomiaan ja yhteisöllisyyden ylläpitoon. Tästä vinkissä löydät ideoita ja työkaluja etätyön tueksi.
Muista säännöllinen työrytmi ja oman työn suunnittelu:
- Tauotus: Muista, että sähköistä kalenteria voi hyödyntää myös oman työn tauotuksessa. Jos taukojen pitäminen tai lounas meinaa kiireen keskellä unohtua, niin merkitsemällä ne kalenteriin saat niistä myös itsellesi herätteen ja muistutuksen. Samalla varaat kalenteriisi tyhjän paikan muilta kokouksilta. Ohje kalenterimuistutusten hallintaan
- Keskeytyksettömät työhetket: Työn ja vapaa-ajan rajaaminen on tärkeää, samoin kuin ajan varaaminen keskeytyksettömälle työlle. Teamsin tila-asetuksilla kerrot muille, että olet kiireinen tai tavoittamattomissa. Teams-profiilisi pieni piste ilmaisee, oletko käytettävissä vai et. Tilan määrittelyllä vaiennat myös Teams-herätteet haluamaksesi ajaksi. Lue ohjeet Teams-tilan muuttamisesta
- Tehtävälistat: Oman työajan suunnittelu digityökaluin tekee ajankäyttöä näkyväksi ja auttaa hahmottamaan kuormittavuutta. O365-palvelusta löytyvä OneNote toimii muistikirjana, mutta sinne voi helposti kerätä myös viikkosuunnitelmat ja ToDo-listat. Laita oma muistikirjasi selaimen kirjanmerkkeihin, josta se on helppo napauttaa esille. Tunniste-ikoneilla voit erotella tehtävätyypejä. Lue vinkki onenoten käytöstä
- Kalenterin ominaisuudet: Oletko huomannut, että Outlookissa on sähköpostin ja kalenterin lisäksi Tehtävät-osio? Tehtävät sivulle voit itse määritellä tehtävälistaa, mutta kätevimmin se toimii yhdessä sähköpostin ja kalenterin kanssa, kuten tässä vinkissä kuvattu. Lue lisää Tehtävät-sivusta.
- Sähköpostin hallinta: Sähköposteja voi paitsi siirrellä kansioihin ja liputtaa, myös luokitella, esim tärkeysjärjestyksen mukaan. Lue ohje täältä.
- Oman osaamisen kehittäminen: Sopisiko kalenteriin viikon Eduhouse-hetki? Palvelussa olevista itseopiskelumateriaaleista voit poimia katsottavaksi muutaman minuutin videopätkän. Voisiko tällainen hetki olla säännöllisesti kalenterissa? Lue lisää palvelusta Intrasta. Entä poimisitko yhden vinkin viikossa luettavaksi Vinkkipankista?
Kiinnitä huomiota ergonomiaan ja askeliin:
- Taukojumppaa: Askelmittarin lukema ei paljon etätöissä kasva. Mitä jos tekisitkin työmatkan sijaan aamukävelyn? Entä auttaisiko vapaa-ajalle siirtymiseen kuvitteellinen paluumatka eli kävely korttelin ympäri kotiin? Entä mitä kuntoiluvälineitä kotoa löytyy? Voinko seurata webinaaria venyttelemällä tai jumppapallon päällä. Istumatyöläistä piristää myös pieni jumppahetki kokousten välissä. Yliopisto tarjoaa Break Pro -taukoliikuntaohjelman henkilöstön ja opiskelijoiden käyttöön.
- Kävelykokoukset: Voisitko tiimisi kanssa sopia, että jotkin kokoukset voisivat olla ns. kävelykokouksia, joihin osallistutaan ulkoilemalla. Ennalta sovitun kävelykokouksen osallistujat tietävät, että he voivat osallistua kokoukseen mobiililaitteillaan, eikä kokouksessa ei tarvi esim. jakaa näyttöä tai tehdä muistiinpanoja. Tällaisiksi kokouksiksi sopivat erinomaisesti esim. ideointi- ja innovointipalaverit tai virtuaalikahvitunnit.
Vertaistukea ja yhteiöllisyyden ylläpitämistä:
- Keskustelut: Hyödynnä Teamsin chattia yhteydenpitoon. Tiimi-tilojen lisäksi Teams mahdollistaa yhteistyön yhden tai useamman henkilön kanssa Teamsin chat/keskustelut -sivulla. Aloittaessasi keskustelun henkilön tai ryhmän kanssa käytössänne on keskusteluketjun lisäksi tiedostojen jako ja videopuhelut, sekä monet muut O365-palvelun työkalut. Keskustelu- ja työskentelyhistoria jää talteen Chat-sivulle ja saman ihmisen tai porukan kanssa käydyt keskustelut voivat jatkua kerran avatussa keskusteluketjussa jatkossakin. Lue lisää tästä vinkistä.
- Kokouskäytännöt: Meinaako työpäivät olla kokousta toisen perään? Kokouskäytäntöjä kannattaa pohtia yhteisössä laajemminkin, mutta huolehdi ainakin omalta kohdaltasi, että kokoukset, joita kutsut koolle, on valmistelu, niiden tavoite on selvillä, niihin osallistuu oikeat ihmiset ja niihin on varattu asiaan sopiva aika. Lue lisää tästä vinkistä
- Työpäivän piristykset: Kun yhteistä kahvihuonetta ei etätyöskentelyssä ole, niin säännölliset virtuaalikahvit tuovat työkaverit tai opiskelutoverit ruudullesi. Kokouksen voi ajastaa kalenterissa toistumaan, vaikka joka päivä tai kerran viikkoon samaan aikaan. Näin myös kokoushuone säilyy samana. Kun kokous on kerran aloitettu se näkyy Chat/keskustelut -sivulla. Sinne tallentuu kokouksessa chattiin laitetut asiat, ja tuolta sivulta näet myös ketkä ovat kokouksessa sillä hetkellä paikalla. Kokoushuoneen chattia voidaan käyttää myös varsinaisen kokousajan välillä esim. vinkkien tai koulutusasioiden, miksei myös epävirallisten kevennysten, jakoon.
- Tiimin työn edistyminen: O365:n Planner-palvelua ja sen saa kätevästi tuotua näkyviin Teamsiin. Planner on visuaalinen palvelu tiimityöhön sekä tehtävien ja projektien hallintaan. Plannerin kautta voidaan havainnollistaa tiimin tehtäviä ja niiden etenemistä. Lue lisää tästä vinkistä.
- Hyvät käytännöt jakoon: Käytävillä ja ovensuussa tuli usein vaihdettua pieniä omaa työtä helpottavia vinkkejä ihmisten kesken. Näiden jakamista voi jatkaa myös etänä. Toki Teams-alueet ja muut keskustelut sen mahdollistavat myös, mutta käyttöön voisi ottaa vaikka Flingan. Jaa vinkkisi yhteisöllesi nimettömänä ja tykkää toisten jakamista vinkeistä. Tästä vinkistä löydät tietoa vinkkiseinän rakentamiseen. Voit jakaa oman vinkkisi myös Vinkkipankkiin.
- Opiskelijoiden yhteisöllisyyden tukeminen: Opiskelijoiden yhteisöllisyyttä voi tukea esim. mahdollistamalla epävirallisen keskustelun etätapaamisten yhteyteen. Kokoushuoneeseen voi liittyä aamukahville varttia ennen varsinaisen opetuksen alkua tai opiskelijoita voi kannustaa jäämään huoneeseen juttelemaan ilman opettajaa tilaisuuden jälkeen. Entä miten onnistuisi etälounas opintojakson opiskelijoiden kesken? BreakOut rooms-toimintoa eli pienempiä alaryhmiä kannattaa myös hyödyntää, sillä pienryhmässä juttelu on usein vilkkaampaa. Opiskelijoilla on Teamsin keskustelut myös käytössään, joten työskentely ja jutustelu ilman opettajan perustamaa ympäristöä onnistuu hyvin.
Lue lisää
Intrasta tietoa työhyvinvoinnin tueksi
Eduhousesta löydät video-ohjeita yllä mainittujen työkalujen käyttöön. Siellä myös Ajanhallinnan Kung Fu -itseopiskelumateriaali.
Apua digityökalujen valintaan Henkilöstön digityökalut -sipulimallista.
Työkalujen valintaa ja toimintatavoista sopimista ohjaavat kysymykset.
Vinkki päivitetty 6/2024