Haluaisitko tarkastella esim. projektiryhmäläistesi kalentereita Outlookissa ilman, että sinun tarvitsee klikata jokaista henkilöä erikseen? Ratkaisuna tähän voit luoda itsellesi kalenteriryhmiä henkilöistä, minkä jälkeen pystyt yhdellä klikkauksella avaamaan ryhmään kuuluvien kalenterit. Tämä ominaisuus helpottaa mm. sopivien tapaamisaikojen etsimistä.
Mitä tarvitsen?
Outlookin löydät koneeltasi työpöytäversiona ja Outlookin online-version M365-palvelusta.
Miten toimin?
Alla olevat ohjeet ohjeistavat kalenteriryhmien luomiseen Outlook-työpöytäsovelluksessa, jonka löydät tietokoneesi hakupalkin kautta. Sovelluksessa tekemäsi ryhmät näkyvät kuitenkin myös selainversiossa.
Siirry Outlookin kalenterinäkymään. Klikkaa vasemman reunan palkissa Omat kalenterit -kohdan päällä hiiren kakkospainiketta. Valitse avautuvasta valikosta ”Uusi kalenteriryhmä/New Calendar Group”.
Nimeä ryhmä.
Kalenterien lisääminen ryhmään:
Jos olet joskus katsonut toisen henkilön kalenteria, niin löydät hänen nimensä Jaetut kalenterit/Shared Calendar -kohdasta. Voit raahata täältä henkilöitä luomaasi kalenteriryhmään. Voit myös lisätä henkilöitä kalenteriryhmään menemällä ryhmän kohdalle ja napauttamalla hiiren kakkospainiketta. Avatuvasta valikosta valitse ”Lisää kalenteri /add calendar”. Tästä vinkistä löydät ohjeen toisten henkilöiden kalenterin lisäämiseen.
.
Raahamalla ja pudottamalla henkilöitä ryhmään saat koottua sellaisen ryhmän kuin haluat.
Kun sitten klikkaat koko ryhmän valituksi avautuvat kaikkien ryhmän jäsenten kalenterit. Näin sinun on helppo seurata kollegoidesi kalentereita tarkoituksenmukaisemmin!
Mitä kannattaa huomioida?
Luomasi ryhmät näkyvät vain itsellesi, ei ryhmiin lisätyille henkilöille. Tätä kalenteriryhmä-ominaisuutta sinun kannattaa kokeilla erityisesti, jos sinulla on monia yhteistyöryhmiä, joille laitat usein kokouskutsuja.
Lue lisää:
Täältä pääset lukemaan Microsoftin luomat ohjeet.
Vinkki päivitetty 6/2024