Haluaisitko tarkastella esim. projektiryhmäläistesi kalentereita Outlookissa ilman, että sinun tarvitsee klikata jokaista henkilöä erikseen? Ratkaisuna tähän voit luoda itsellesi kalenteriryhmiä henkilöistä, minkä jälkeen pystyt yhdellä klikkauksella avaamaan ryhmään kuuluvien kalenterit. Tämä ominaisuus helpottaa mm. sopivien tapaamisaikojen etsimistä.
Mitä tarvitsen?
Outlookin löydät koneeltasi työpöytäversiona ja Outlookin online-version M365-palvelusta.
Miten toimin?
Alla olevat ohjeet ohjeistavat kalenteriryhmien luomiseen Outlook-työpöytäsovelluksessa, jonka löydät tietokoneesi hakupalkin kautta. Sovelluksessa tekemäsi ryhmät näkyvät kuitenkin myös selainversiossa.
Siirry Outlookin työpöytäversioon ja ”Other Calendars” -kohtaan. Klikkaa hiiren kakkospainiketta –> ”New Calendar Group”.
Nimeä ryhmä. Itse nimesin omani Testiryhmäksi. Voit jaotella ryhmiä esim. työryhmien mukaan.
Napauta henkilöä, jonka haluat lisätä ryhmääsi ja raahaa tämä luomaasi ryhmään pitämällä hiiripainiketta pohjassa.
Raahamalla ja pudottamalla henkilöitä ryhmään saat koottua sellaisen ryhmän kuin haluat.
Kun sitten klikkaat koko ryhmän valituksi avautuvat kaikkien ryhmän jäsenten kalenterit. Näin sinun on helppo seurata kollegoidesi kalentereita tarkoituksenmukaisemmin!
Mitä kannattaa huomioida?
Luomasi ryhmät näkyvät vain itsellesi, ei ryhmiin lisätyille henkilöille. Tätä kalenteriryhmä-ominaisuutta sinun kannattaa kokeilla erityisesti, jos sinulla on monia yhteistyöryhmiä, joille laitat usein kokouskutsuja.
Lue lisää:
Täältä pääset lukemaan Microsoftin luomat ohjeet.
Vinkki päivitetty 5/2022