Kun Tampereen yliopiston Pinni 5A:n toimistotiloja alettiin kehittää uudella toiminta-ajatuksella, suunnittelupuoli halusi tuoda projektiin aidon vuorovaikutuksen eri osapuolten välille.
– Vanhanmallisesta koppikonttorimallista tehtiin moderni monitilatoimisto, jossa kunkin työtehtävän tarpeisiin on erilaisia tiloja. Projektin lähtökohtana oli osallistava suunnittelu. Monesti osallistaminen tällaisissa projekteissa tarkoittaa työpajojen pitämistä projektin alussa. Me pidimme työpajatyöskentelyä mukana rakentamisen aloittamiseen asti ja toteutimme yhteiskehittämisen ideaa myös muuttovaiheen kalustamisessa, yliopisto-opettaja Jussi Savolainen toteaa.
Case study -tutkimus julkaistiin arvostetussa amerikkalaisessa Project Management Journal -julkaisussa. Rakentamisentalouden ja johtamiskorkeakoulun yhteistyönä tehdyssä tutkimuksessa olivat mukana Savolainen rakentamistalouden puolelta ja Perttu Salovaara ja emerita professori Arja Ropo Johtamiskorkeakoulun puolelta.
Voimistelutila muuttui keskustelun aikana puolapuiksi
Monesti ihmisten alkuperäiset toiveet ei pysy samana projektin loppuun asti. Savolaisen mukaan tämä täytyy olla yksi osallistavan suunnittelun lähtöoletuksista.
– Samalla kun käyttäjät suunnittelevat heidän tulevaa toimintaympäristöään, suunnittelun lähtötietojen saamiseen joudutaan suhtautumaan uudella tavalla. Yksikään henkilö ei anna valmiita lähtötietoja, vaan tietoa pitää analysoida koko projektin keston ajan. Käyttäjien välisestä keskustelusta syntyy eräänlaista aaltoliikettä, josta saamme hankittua lähtötilatiedot, Savolainen kertoo.
Tutkijat eivät myöskään pelkästään kysyneet ihmisiltä, mitä he työtilaltaan haluaisivat. He tarkastelivat myös sitä, kuinka voimakkaasti mitäkin asiaa haluttiin tai vastustettiin.
Usein ihmisten ajatukset muuttuvat projektin aikana: Jokin aluksi tärkeäksi koettu asia voi projektin edetessä menettää merkitystään ja toisin päin.
– Tässä projektissa voimistelu- ja venyttelytila oli aluksi paljon esillä. Keskustelujen aikana sen merkitys kuitenkin pieneni. Lopuksi valmiissa monitoimitilassa oli vain puolapuut muistuttamassa tästä keskustelusta, Savolainen sanoo.
Opiskelijat otettiin lopulta samaan kahvitilaan työntekijöiden kanssa
Myös jokin kielteiseksi mielletty asia voi projektin keston aikana muuttua positiiviseksi tai positiivinen negatiiviseksi: Lähtötilanteessa oli esitetty ajatus ratkaisusta, jossa opiskelijoiden taukotila erotettaisiin työntekijöiden tilasta lukollisella ovella.
Loppuratkaisussa opiskelijoiden aula sulautui henkilökunnan kahvitilaan.
– Tämä ajattelutavan muutos lähti liikkeelle, kun eräs työntekijä kysyi keskustelun aikana, että missäs opiskelijat ovat. Lopulta tilojen sulauttaminen nähtiin järkevänä tilansäästönä. Jos olisimme toteuttaneet projektin alkuperäisen ajatuksen mukaan, lopputulos olisi ollut väärä, Savolainen toteaa.
Omista työpisteistä luopuminen koettiin myös aluksi hankalaksi. Koko avotoimiston toimivuus kyseenalaistettiin.
Yleinen mielipide alkoi kuitenkin muuttua, kun työntekijät heräteltiin pohtimaan, millainen olisi heidän mielestään hyvä työilmapiiri, ja millainen työtila sitä tukisi.
– Prosessin aikana ihmiset saivat puhua pahimmat pelkonsa esiin. Kaikki saivat kertoa, mitä he halusivat ja eivät halunneet. Loppujen lopuksi puolet ihmisistä sanoi, että ollaan valmiina menemään avotoimistoon, kun alussa juuri kukaan ei ollut tähän halukas, Savolainen sanoo.
Koekäyttö antaa lopullisen tiedon käyttäjäkokemuksesta
Tutkija korostaa erityisesti koekäytön merkitystä käyttäjäkokemuksen arvioinnissa.
– Paras tieto käyttäjäkokemuksesta saadaan vasta koekäytön aikana, eli kannattaa tehdä jälkiprojekti. Nykyisin projekteja viedään usein läpi niin, että aluksi kerätään lähtötiedot, joiden mukaan projekti viedään läpi. Ja sitten lopuksi usein huomataan, että tulos ei miellytä käyttäjiä, Savolainen toteaa.
Savolainen jakaa kiitosta Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:lle, joka on lähtenyt omissa projekteissaan edistämään yhteiskehittämismallia, joissa ollaan käyttäjien kanssa läheisessä yhteistyössä.
Hiljaisuus ei automaattisesti tarkoita myöntymistä
Osallistava suunnittelu otettiin myös aidoksi osaksi yhteisiä keskusteluja, eikä hiljaisuutta katsottu automaattisesti myöntymisen merkiksi.
– Vuorovaikutus suunnittelijoiden ja käyttäjien välillä oli aluksi vilkasta, mutta kun aloimme näyttää kalustettuja suunnitelmia, kommentteja ei enää tullut. Tässä tilanteessa olisimme voineet tehdä niin, kuten projekteissa on perinteisesti usein tehty, ja olettaa hiljaisuuden tarkoittavan, että kaikki ovat samaa mieltä. Mutta me kuitenkin päättelimme, että ihmiset eivät olleet ymmärtäneet kalustesuunnitelmaa ja että siihen pitäisi palata myöhemmin, Savolainen kertoo.
Projektin kalusteosuus suunniteltiin tästä syystä siten, että suunnitelmia on helppo muokata myöhemmässä vaiheessa.
Käyttäjät saivat myös sommitella toimistonsa itse.
– Työntekijöille piti varata apua kalusteiden siirtelyyn tiloissa, mutta myös tämä fyysinen vaivannäkö koettiin voimaannuttavana, kun ihmiset kokivat, että heillä on valta vaikuttaa omaan työympäristöönsä. Nyt kun he olivat kulkeneet osallistavan suunnittelupolun läpi, he olivat valmiita tarttumaan itse toimeen ja olivat tyytyväisiä lopputulokseen, Savolainen kertoo.
Linkki tutkimukseen
