Elämme ajassa, jossa viestintäkäytänteet verkkotapaamisissa vaihtelevat. Kameroita, chattia, pikareaktio-nappuloita käytetään jossain kohtaamisissa ja jossain ei. Miten siis luovia tässä kirjavien käytänteiden viidakossa? Yhdessä sovituista toimintaperiaatteista, rutiineista ja kameran käytöstä keskustelemisesta on hyvä aloittaa. Tässä vinkissä kerrotaan neuvoja viestintäkäytännöistä ja kameran käytöstä sopimiseen.
Miten toimin?
Kerro ja keskustele tapaamiseen liittyvistä odotuksista
Toimintamme verkossa muokkaa toimintaa verkossa. Jos osallistuja on epävarma siitä, mitä häneltä odotetaan ja miten hänen tulee olla mukana, voi epävarmuus estää osallistumisen ja aktiivisuuden. Kerro siis tapahtumaan osallistujille etukäteen, millainen verkkotapaaminen on kyseessä, jos se ei ole itsestään selvää. Tiedota etukäteen toivotko osallistumista video- ja ääniyhteyden kera.
Mikäli olet huolissasi siitä, mitä reaktioita videokuvan käyttäminen herättää, selvitä osallistujien ajatuksia esimerkiksi anonyymillä Zoomin polling tai Forms -kyselyllä.
Perustele kameran käyttöä vastaukset saatuasi ja keskustele osallistujien kanssa asiasta. Voit laittaa myös pienryhmät miettimään, mikä olisi toimivin tapa videokuvan ja tapaamisalustan muiden ominaisuuksien, kuten chatin käyttämiseen. Sopikaa yhteiset käytänteet ja pitäytykää niissä. On hyvä muistuttaa, että teknologiavälitteinen viestintätilanne on kaikkien vastuulla, ei pelkän koollekutsujan.
Myös muita yhteisiä toimintaperiaatteita kannattaa tehdä. Hyvä kysymys keskustelun pohjaksi on esimerkiksi tämä: miten toimimme ryhmänä niin, että (etä)vuorovaikutus on sujuvaa ja tapaamisesta tulee hyvä kokemus? Tapaamisten toimivuutta on aika ajoin hyvä arvioida tarkastelemalla sovittujen käytänteiden toteutumista. Analysoivaa keskustelua on helpompi käydä, kun yhteiset toimintaperiaatteet on luotu alussa. Niiden tekeminen on mahdollista myös myöhemmin, jos huomaa, että vuorovaikutus ei suju. Tärkeintä tällaisessa tilanteessa on sanoittaa tyytymättömyytensä. Muutos vuorovaikutuksen tavoissa ja laadussa ei usein tapahdu itsestään.
Milloin kamera on päällä, milloin ei?
Pohdi ja kirjaa vetovastuussa ollessasi itsellesi ylös, miksi ja milloin oman ja muiden kameroiden on hyvä olla päällä. Kerro perustelut ääneen myös osallistujille. Joskus kuuntelemista ja keskittymistä tukeekin se, että videokuva eli yksi ärsykekanavaa kuormittava tekijä poistuu. Jos kamerat ovat hetken pois päältä, voi tosin käydä niin, että kuvaa ei enää klikatakaan takaisin. Tai kun yhdeltä ruutu mustenee, tilanne leviää. Järjestelmällinen pysähtyminen hetkiin, jolloin kameran käyttöä toivotaan, opettaa myös osallistujia. Varaa siis alussa aikaa ja sitkeyttä toimintatavan juurruttamiseen, sillä se palkitsee pidemmällä aikavälillä. Huhuile ystävällisesti mustaruutuisten perään.
Toisaalta joskus on syytä huomioida ja mahdollistaa myös se, että kuvattomanakin voi osallistua. Esimerkiksi päänsärkyä enteilevänä hetkenä osallistuja voi haluta olla mukana ilman videokuvaa. Se, että jostain on sovittu, ei tarkoita sitä, etteikö siitä perustelluin syin voi poiketa. Tämäkin kannattaa sanoa ääneen, jolloin kynnys tuoda oma poikkeava tilanne esiin, ei muodostu esteeksi osallistumiselle.
Yksinpuhelu tai muutaman videoruudun näkeminen voi tuntua raskaalta, kun palaute oman viestin perillemenosta jää saamatta. Kameran sijaan voit hyödyntää muitakin tapoja tarkistaa, ovatko osallistujat linjoilla. Kyselyt, chat ja Zoomin reaktio-nappulat ovat hyviä tapoja pitää kuuntelija hereillä, saada palautetta ja reaktioita. Luo rutiinia tässäkin ja kysy kamerattomien tai reactions-nappuloilla reagoimattomien ajatuksia ja varmista, että he ovat kuulolla. Näin osoitat huomioivasi kaikki ja kaipaat aktiivisuutta – ovat videokuvat päällä tai eivät. Esimerkilläsi esittelet myös osallistujille hyvän tavan huomioida ja osallistaa muita ryhmäläisiä.
Mitä kannattaa huomioida?
- Jaa ja etsi valmiita vinkkejä: Kaikkea ei tarvitse ohjeistaa itse. Hyödynnä esimerkiksi korkeakoulun ohjeita kameran käytöstä ja jaa niitä osallistujille. Tarkista löytyykö kaipaamasi ohje intran IT-käsikirjasta, TLC:n sivuilta tai digimentorien vinkkipankista
- Profiilikuva Teamsiin ja Zoomiin: Aseta ja pyydä osallistujia asettamaan tunnistettava profiilikuva tapaamisalustan profiiliin. Mustien ruutujen sijaan näet ainakin kuvan osallistujista.
- Oma videokuva häiritsee: Piilota oma videoruutusi itseltäsi Zoomissa. Silmä hakeutuu helposti omaan kuvaan etenkin, kun se on puhuessasi monesti ainut ruutu, jossa on liikettä. Klikkaa oman videoikkunan päältä hide self view -kohtaa. Kuvan saat takaisin näkyviin yläoikealta show self view -painikkeella.
- Flippaa tarvittaessa: Jos et keksi perusteltua syytä miksi osallistujat ovat yhtä aikaa kanssasi linjoilla, pohdi luennon tai tiedotettavan asian videoimista etukäteen. Jaa video esimerkiksi Panoptossa ja kokoontukaa sitten vasta videokuvan kera keskustelemaan sisällöstä. Flippauksesta lisää esimerkiksi Teaching ja Learning Centren sivuilta.
- Ei sama kokemus kaikille: Huomioi erilaiset tunteet ja kokemukset. Joillekin esimerkiksi videon käyttäminen ei ole ongelma, joitakin se rasittaa enemmän. Puhukaa siis kokemuksista ja jaksamisesta. Opettelemme uusia toimintatapoja verkossa ja etsimme kultaista keskitietä yhdessä.
Kirjoittajat kielikeskuksen puheviestinnän yliopisto-opettajat Piia Jokiranta, Johanna Järvelin-Suomela ja Eeva Kaarne. Teksti on osa Vuorovaikutuksen tukeminen verkko-opetuksessa ja -tapaamisissa -hanketta. Teksti pohjautuu hankkeessa syksyllä 2020 järjestettyihin työpajoihin.
Vinkki päivitetty 6/2022