Kun Tampereen ammattikorkeakoulu (TAMK) ja Pirkanmaan ammattikorkeakoulu (PIRAMK) yhdistyivät vuoden 2010 alussa, päätettiin kiinteistöpalvelut sisäistää ulkoistamisen sijasta, valtavirrasta poiketen. Ennen koulujen yhdistymistä TAMKin kiinteistöjen ylläpidosta vastasi kiinteistön omistajana Tampereen kaupunki, joka oli ulkoistanut kiinteistönhoitopalvelut 2000-luvulla. PIRAMK sen sijaan oli tuottanut kiinteistöpalvelut pääosin omalla henkilöstöllä.
TAMKissa kiinteistöpalveluiden vastuualueelle kuuluvat kiinteistöjen hoito ja kunnossapito, siivous, jätehuolto, info- puhelinvaihde- ja vahtimestaripalvelut sekä rakennushankkeet. Kiinteistöpalveluissa toimii tällä hetkellä runsaat 40 alan ammattilaista.
Miksi palvelut halutaan ulkoistaa?
Ulkoistamisella on tähdätty siihen, että yritys/yhteisö saa keskittyä vain omaan ydintoimintaansa, eikä omia resursseja ko. palveluihin tarvita muuhun kuin palveluiden tilaamiseen ja valvomiseen. Toinen yleinen perustelu on, että kiinteistönhoitopalveluita tuottavien yritysten osaamisen katsotaan olevan ajantasaista ja ammattimaista.
Tässä ajattelussa ei ole mitään väärää. Liian usein katsotaan kuitenkin lyhyen ajan kustannussäästöä eikä ajatella pitkäaikaisvaikutuksia. Tukipalveluiden ulkoistamisessa piilee myös se vaara, että niiden kehittäminen unohdetaan ja ennen kaikkea niiden yhteys ydintoimintaan katkeaa. Palveluja tuotetaan kaikille samalla tavalla välittämättä yrityksen tai yhteisön ydintoiminnan tarpeista.
Miksi palvelut sisäistettiin TAMKissa?
Suomen suurimman ammattikorkeakoulukampuksen oppimisympäristön rakentaminen ja ennen kaikkea ylläpitäminen vaatii tukipalveluilta, kuten kiinteistöpalveluilta, pitkäjänteistä sitoutumista ja jatkuvaa yhteistyötä ydintoiminnan eli koulutuksen sekä tutkimus- ja kehitystoiminnan kanssa. Toinen syy oli laadulliset epävarmuustekijät, joita liittyy kiinteistöpalveluiden kilpailuttamiseen. Kolmas syy oli se, että omalla sitoutuneella henkilöstöllä on helpompi kehittää kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa, johtoajatuksena: ”Sen edestään löytää, minkä taakseen jättää”. Neljäs peruste oli KHO:n vuonna 2010 antama päätös, jonka mukaan ammattikorkeakoulu ei maksa arvonlisäverolain mukaista kiinteistöpalvelujen oman käytön veroa itse toteuttamistaan kiinteistöpalveluista.
Kuinka onnistuttiin?
Yhteistyö ydintoiminnan eli koulutuksen kanssa on lähtenyt hyvin käyntiin ja kannustavia esimerkkejä löytyy paljon. Paras yhteistyön tulos lienee vuoden 2013 lopussa valmistunut TAMKin Kuntokadun kampuksen energiakatselmus. Siinä oli mukana yli 10 opiskelijaa ja sen tuloksena saatiin energiansäästötoimenpide-ehdotuksia lähes 100 000 euron vuosikulutuksen edestä.
Laatua tulisi käsitellä laajempana käsitteenä kuin pelkkänä kiinteistönhoidon laatuna.
Kiinteistöpalvelut pyrkii jatkuvasti kehittämään toimintaansa yhteistyössä muiden TAMKilaisten kanssa. Toiminto on ottanut muiden tukipalvelujen hyvistä käytänteistä malleja omaan toimintaansa. Samalla on myös luotu mittareita, joilla kiinteistöpalvelujen laatua voidaan paremmin arvioida. Esimerkiksi kiinteistöpalveluille osoitetut palvelupyynnöt rekisteröidään ja niiden toteutusta seurataan, oli kyseessä sitten tekninen vika tai verhojen ripustaminen. Vastaava malli on toteutettavissa myös ulkoisten kiinteistöpalveluyritysten kanssa. Jotta palvelu toimisi hyvin, kaikki kiinteistöpalvelut pitäisi keskittää yhdelle palveluyritykselle ja valitun toimittajan tulisi sitoutua varsin laajaan tehtäväkenttään (kiinteistönhoito, siivous, info- ja vahtimestaripalvelut jne.).
Toimintamallista on ollut myös taloudellista hyötyä. Neljän vuoden toiminnan jälkeen on ollut havaittavissa korjauskustannuksien laskemista ja on todennäköistä, että panostaminen ennakoivaan kiinteistönhoitoon tulee laskemaan kiinteistön korjauskustannuksia entisestään.
Yritysten ja varsinkin julkisen sektorin tulisi tarkemmin tutkia, mikä kiinteistöpalveluiden tuotantotapa sopii omalla yritykselle tai yhteisölle ja mitä ko. palveluilta todella halutaan. Halvin tarjoushinta ei aina ole paras varsinkaan pidemmällä aikavälillä. Laatua tulisi käsitellä laajempana käsitteenä kuin pelkkänä kiinteistönhoidon laatuna. Siinä tulee ottaa huomioon koko organisaation tarpeet. Kiinteistönhoitaja voi tehdä muutakin kuin varsinaista kiinteistönhoitotyötä, kun sitä ei sopimuksilla liikaa rajoiteta. Silloin, kun organisaatiossa halutaan kiinteistöpalveluiden toimivan synergiassa ydintoiminnan ja muiden tukipalveluiden kanssa, on itse tuotetut kiinteistöpalvelut hyvä valinta.
Kirjoittaja
Petri Ojala toimii kiinteistöpäällikkönä Tampereen ammattikorkeakoulussa.