Useissa TKI-hankkeissa rahoittaja suosittelee loppujulkaisun tekoa. Rahoituksen hakuvaiheessa tulee varata budjettia (rahaa) loppujulkaisun taittotyöhön sekä mahdollisesti myös käännöspalveluihin tai painokuluihin. Sähköisesti julkaistava loppuraportti vaatii ammattimaisen taiton, sillä sen on oltava saavutettava.
Julkaisusarjan julkaisun prosessin kesto (käsikirjoituksesta julkaisun ilmestymiseen) voi olla jopa 6kk, käsikirjoituksen työstämistarpeista, taittotyön vaativuudesta, mahdollisesta painotyöstä sekä julkaisuformaatista riippuen. PDF-muotoinen verkkokirja on yleensä julkaisuprosessiltaan nopein, kustannuksiltaan edullisin sekä helpoin formaatti jakaa laajalle joukolle, siksi TAMK suosittelee sitä. Painettu kirja edellyttää hankkeelta enemmän aikaa, rahaa ja suunnittelua. Mitä valmiimpi ja hiotumpi julkaisun sisältö on, sitä nopeammin taittaja ja muut toimijat tekevät omat osuutensa.
TAMKilla on omat julkaisusarjat, joissa TAMK toimii kustantajan roolissa. Jos suunnittelet loppuraporttia vasta kuukautta ennen projektin päättymistä, olet jo myöhässä. Tällöin kannattaa miettiä muita julkaisutapoja, esimerkiksi blogikirjoituksia, podcastia ja TAMKjournal-artikkeleita.
Työnjako
- Kirjan toimittaja(t) ja Viestintä ja vaikuttavuus -yksikön koordinaattori ovat työpari.
- Toimittaja vastaa sisällön kokonaisuudesta, aikataulusta, kieliasusta ja siitä, että kaikki kirjoittajien tekemät korjaukset ja korjausehdotukset lähtevät koordinaattorille ajallaan.
- Koordinaattori on yhteydessä toimittajiin, taittajaan ja julkaisutoimikuntaan, kirjaa kustannustunnukset ja sarjanumeron sekä toimittaa teoksen TAUn kirjastolle julkaistavaksi Theseuksessa.
- Toimittaja/-t on/ovat julkaisuprosessin linkki kirjoittajatiimiin.
- Julkaisutoimikunta (tekijästä riippumaton toimituskunta tai julkaisija) myöntää teokselle julkaisuluvan TAMKin julkaisusarjoissa.
Julkaisuluvan haku
- Kirjoittajat tekevät julkaisun käsikirjoituksen sisällön mahdollisimman valmiiksi ja valitsevat joukostaan teoksen toimittajan/toimittajat sekä miettivät aikataulun suhteessa projektin päättymiseen.
- Toimittaja tekee julkaisuehdotuksen julkaisutoimikunnalle e-lomakkeella mahdollisimman aikaisessa vaiheessa (toimittajat, työnimi, pääosa käsikirjoituksesta valmiina). Lisätietoja julkaisuehdotuksesta osoitteesta: julkaisusarja.tamk@tuni.fi
- koordinaattori ottaa yhteyttä toimittajaan/toimittajiin
- mahdollisimman valmis käsikirjoitus sekä kirjoittajatiedot lähetetään koordinaattorille sähköpostitse (julkaisusarja.tamk@tuni.fi).
- Koordinaattori lähettää käsikirjoituksen (jossa myös kuvat ja kuviot omilla paikoillaan) monialaiselle julkaisutoimikunnalle kommenteille.
- Julkaisutoimikunta myöntää luvan / myöntää julkaisuluvan, mutta edellyttää korjauksia / ei myönnä julkaisulupaa ilman merkittäviä korjauksia.
Kun julkaisulupa on saatu
- Koordinaattori ottaa yhteyttä taittajaan/taittajiin ja lähettää tarjouspyynnöt (realistisen suunnitelman ja käsikirjoituksen pohjalta). Koordinaattori pyytää taittotarjoukset vähintään kolmelta toimijalta.
- Koordinaattori tallentaa hintavertailulomakkeet, tekee niistä koonnin ja lähettää sen toimittajalle/projektipäällikölle. Logot, TAMKin brändi, sisäinen navigointi ja saavutettavuus merkitään automaattisesti tarjouspyyntöön, ellei toisin sovita.
- Toimittaja / Projektipäällikkö täyttää Certian tilauslomakkeen (e-lomake) ja koordinaattori ilmoittaa taittajalle sähköpostilla, että tarjous on hyväksytty (projektipäällikkö cc:nä).
- Julkaisun kirjoittajat tekevät mahdolliset muutokset käsikirjoitukseen julkaisutoimikunnan ohjeen mukaan. (Tämän jälkeen on mahdollinen kielentarkistus, projektin kustannuksella.)
- Kun käsikirjoitus on valmis, toimittaja lähettää sen koordinaattorille, julkaisusarja.tamk@tuni.fi, taittotyötä varten. Tämä on tekstin, kuvien ja rakenteen osalta viimeinen versio!
- Otsikoissa käytetään isoja ja pieniä kirjaimia, ei pelkästään versaaleja.
- Kuvien ja kuvioiden paikat merkitään käsikirjoitukseen selvästi leipätekstistä erottuvalla värillä, esimerkiksi ”Kuva 1 tähän”.
- Saavutettavuus on huomioitava: Kirjoittajat lisäävät alt-tekstit kaikkiin merkityksellisiin kuviin ja taulukoihin. Jos taittoon halutaan kuvio tai kuva, joka ei ole oleellinen sisällön kannalta, sen voi määritellä myös kuvituskuvaksi. Alt-tekstit kirjoitetaan eri värillä kuvion/kaavion alle jotta taittajan on helppo erottaa alt-teksti leipätekstistä tai mahdollisesta kuvatekstistä. (Esimerkki: Alt-teksti: Ensihoitajat nostavat potilasta paareilla helikopteriin.)
- Taulukoiden ja kuvien sisältö pitää avata myös leipätekstissä, graafisen sisällön osalta taittaja huolehtii saavutettavuudesta.
- Kuvat/taulukot on tässä vaiheessa lähetettävä myös erikseen alkuperäisinä isoina tiedostoina, jotta taittaja voi käsitellä niitä. Ne on nimettävä samoin kuin käsikirjoituksessa. Mikäli taittaja joutuu piirtämään kuvan alusta asti itse, se hidastaa julkaisun ilmestymistä ja aiheuttaa lisäkuluja. Hankkeen keskeiset logot lähetetään kuvatiedostoina.
- Käsikirjoitus, joka lähetetään taittajalle, käy läpi vielä koordinaattorin nopean oikoluvun. Suuria korjauksia ei enää tämän jälkeen tehdä sopimuksen puitteissa.
- Kun ensimmäinen taittovedos tulee taittajalta, vielä siinä vaiheessa voidaan kommentoida fonttia, värejä jne. Tässä vaiheessa julkaisun sisältöön ei enää tehdä suuria muutoksia, vain lähinnä kielenhuoltoa.
- Julkaisuun tehdään maksimissaan kolme oikolukukierrosta (kahdessa tekijät mukana, viimeinen on kirjan toimittajan ja koordinaattorin tekemä). Kirjoittajista yksi henkilö tekee/kerää muutokset yhteen dokumenttiin. Tässä suositellaan PDF:n muistilapputoimintoa. Virkkeet kirjoitetaan siten ja siihen kohtaan, johon ne tekstissä halutaan.
- Viimeiseen versioon koordinaattori lisää antaa julkaisulle yksilöivän ISBN-numeron sekä lisää muut kustantajatiedot sekä oikolukee vähintään pääotsikot ja kustantajatiedot. Korjaukset lähetetään taittajalle yhdessä PDF-dokumentissa.
- Taittaja tekee kirjasta lopullisen ja saavutettavan version (nk. final version).
Kun julkaisu on valmis
- Kun verkkokirja on valmis, TAUn kirjasto julkaisee verkkoversion Theseuksessa ja koordinaattori ilmoittaa tästä kirjan toimittajalle/toimittajille.
- Toimittaja sekä kirjoittajat markkinoivat teosta omissa kanavissaan.
- Toimittaja huolehtii, että julkaisun eri artikkelien viitetiedot TAMKin osalta tallennetaan Justukseen.
- Koordinaattori tallentaa verkkokirjoista tallennetaan vapaakappaleet Fennicaan.