Auditointi kehittää ja haastaa - vertaisoppimista arvostavassa ilmapiirissä | Silja Kostia, Mikael Lindell, Ulla Häggblom, Erkki Kiviniemi ja Riitta Vihuri

Auditoinnit ovat osa yritysten, yhteisöjen ja korkeakoulujen laadun kehittämistyötä. Tämän lisäksi voidaan toteuttaa myös vapaamuotoisempia ja kevyempiä benchlearning-vertaisoppimisprosesseja, joiden tarkoituksena on oppia parhailta ja sitä kautta myös itse luoda parhaita käytäntöjä. Tässä artikkelissa TAMK Circular & Bioeconomy Actions -tutkimusryhmän jäsenet kertovat osallistumisestaan Hanze University of Applies Sciencesin toteuttamaan benchlearning-prosessiin. Auditointimateriaalin tuottaminen, haastatteluihin osallistuminen ja palaute ovat erinomaisia työkaluja ryhmän toiminnan kehittämiseen. Mutta jotain jäi silti puuttumaan.


Auditointi ja vertaisoppiminen

Auditoinnilla tarkoitetaan puolueetonta arviointia, jonka perimmäisenä tarkoituksena on selvittää, täyttääkö auditoitava organisaatio sille asetetut vaatimukset – tekeekö organisaatio niin kuin on sanonut toimivansa. Auditointi voi olla sisäistä tai ulkoista. Ulkoinen auditointi on aina määrämuotoista ja objektiivista. Yritystoiminnassa ehkä tunnetuimpiin auditointeihin kuuluvat ISO 9000 ja ISO 14000 -sertifikaatteihin liittyvät auditoinnit, joita voivat suorittaa vain akkreditoidut auditoijat eli serfifioijat. (Kriik 2019.)

Myös korkeakouluja arvioidaan. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus KARVI tekee korkeakoulujen laatujärjestelmien arviointia. Tampereen ammattikorkeakoulu läpäisi kansainvälisen auditointiryhmän tekemän laatujärjestelmän arvioinnin vuonna 2016 (Werner ym. 2016).

Benchlearning eli vertaisoppiminen on prosessi, jossa organisaatio pyrkii oppimaan parhailta. Tavoitteena on integroida parhaat käytänteet osaksi organisaation kaikkea toimintaa. (Freytag & Hollensen 2001, 26.) Benchlearning ei nimensä mukaisesti ole varsinainen auditointi, josta saadaan sertifikaatti. Pyrkimyksenä on pikemminkin saada palautetta toiminnasta, jotta toimintaa voidaan kehittää tavoitteellisesti ja sitä kautta päästä parhaiden joukkoon.

Auditointiaineisto ja haastattelut

TAMKin kiertotalouden TKI-toiminta oli valikoitunut teemaksi Hanze University of Applies Sciencesin (Hanze UAS) toteuttamaan benchlearning-prosessiin ja CBA-tutkimusryhmämme (TAMK Circular & Bioeconomy actions) oli siinä tärkeässä roolissa. Käytännössä tämä tarkoitti auditointimateriaalin tuottamista sekä haastatteluihin ja palautetilaisuuteen osallistumista. Auditointiryhmä tuotti kirjallisen palautteen, joka on keskeisessä roolissa tässä artikkelissa.

Auditointi saatetaan mieltää usein työlääksi ja hieman pelottavaksi eikä kovinkaan vuorovaikutteiseksi. Päätimme kuitenkin nähdä auditointiprosessin oman toimintamme kehittämisen tukena. Olimme jo sopineet, että reflektoisimme kirjallisesti dokumentoiden ryhmämme ensimmäistä vuotta ja ajattelimme vertaisoppimisprosessiin osallistumisen auttavan siinä.

Hanze UAS -laadunvarmistus perustuu viiteen tutkimusorganisaatioille tarkoitettuun laadunvarmistusstandardiin – Research Quality Assurance Branch Protocol (BKO: Brancheprotocol Kwaliteitszorg Onderzoek) (kuva 1). Aloitimme valmistautumisen hyvin pragmaattisesti tekemällä power point -pohjan, jossa oli edellä mainitun mukaiset viisi standardia ja niiden kuvaukset. Esityksessä kuvasimme tutkimusryhmän suunnitelman, tutkimusteemat ja tavoitteet (standardi 1) sekä organisaation jäsenten osaamisalueet ja vahvuudet sekä työskentelytavat (standardi 2). Esitykseen lisäsimme konkreettisia projektiesimerkkejä, kuvia ja yhteenvetoja sekä viittauksia TAMKin laadunvarmistusjärjestelmään (standardit 3, 4 ja 5).

Osallistuimme haastatteluihin kahdessa eri ryhmässä, joista ensimmäinen oli tarkoitettu päällikkötasolle ja toinen toteuttajatasolle. Haastattelijoina oli sekä TAMKin että Hanzen TKI- ja laatuasiantuntijoita. Haastatteluryhmiin osallistui myös muita TAMKin kiertotalousosaajia mm. opiskelija sekä projektipäälliköitä, vaikka CBA-tutkimusryhmä ja sen valmistelema materiaali muodostivat auditoinnin ytimen. Valmistautuessamme auditointiin päätimme, että kerromme toiminnastamme avoimesti. Tästä saimmekin auditoijilta erityiset kiitokset! Auditointi ei vaatinut pp-esityksen tekemisen lisäksi suurta valmistautumista, sillä olimme jo aktiivisesti esittäytyneet ja esitelleet toimintaamme eri kanavissa ja medioissa.

Kuva 1 Auditoinnissa käytetyt standardit (2020 Hanze frame of reference research centres)

Palaute: vahvuudet ja kehittämiskohteet

Auditointiryhmältä saamamme palaute sisälsi lyhyen yhteenvedon, havaitut vahvuudet ja kehittämiskohteet sekä suositukset. Ryhmä totesi, että olimme valmistautuneet auditointiin hyvin. Haastattelut olivat auditointiryhmän mielestä avoimia ja rakentavia sekä perustuivat halulle oppia toisilta mahdollisimman paljon. Ryhmämme hyvä henki välittyi auditoijille keskustelujen aikana. Auditointiryhmä suositteli kuitenkin keskustelua “oman kuplan” ulkopuolella olevien kriittisesti asiaan suhtautuvien tahojen kanssa.

Vahvuudet

Palautteen mukaan CBA on avoin ja reflektiivinen tutkimusyksikkö ja sen jäsenet ovat tietoisia tutkimusteeman mahdollisuuksista ja riskeistä. Lyhyen ajan sisällä ryhmä on toteuttanut paljon, kuten järjestänyt online-tapaamisia ja keskusteluja TAMKissa ja ulkoisten sidosryhmien, esimerkiksi yritysten, kanssa. Ryhmä on myös kirjoittanut artikkeleita sekä hakemuksia uusiin projekteihin. CBA on innostunut ja tehokas ryhmä, jonka jäsenet saavat hyvää tukea ja ohjausta. Tutkijana pitää voida kysyä mitä tahansa ja tehdä virheitä. Palautteen mukaan CBA onkin todellinen oppimisyhteisö, joka yhteistyöllä fasilitoi vaikuttavuutta.

Kehittämiskohteet ja suositukset

Kehittämiskohteet-osiossa todettiin, että CBA on jo hyvin verkottunut alueen yritysten kanssa. Saadakseen lisättyä vaikuttavia sidosryhmäyhteyksiä, ryhmä voisi pohtia, kannattaisiko sen perustaa ns. Advisory board, esimerkiksi yhteistyössä aihetta sivuavien YAMK-ohjelmien kanssa. CBA voisi vakiinnuttaa menestystään ottamalla vähitellen käyttöön esimerkiksi yhteiset kriteerit tutkimuksen laadulle: milloin olet tyytyväinen tutkimuksesi laatuun ja mistä tiedät sen? Kriteerien muotoilu ryhmätyönä vahvistaisi ryhmän identiteettiä ja näitä laatukriteerejä voisi käyttää myös soveltavan tutkimuksen hankkeiden valinnassa. Myös riippumattomuus henkilöstön muutoksista tulisi ottaa tavoitteeksi.

Prosessi oli hyödyllinen, mutta jäimme kaipaamaan numeerista arviointia laadullisen palautteen tueksi.

Palautteen mukaan kierto- ja biotaloutta koskevaa yhteistä missiota ja visiota voidaan hyödyntää kiinnostavien ulkoisten ja sisäisten sidosryhmien houkuttelemiseen sekä arvioimaan ryhmän edistymistä. CBA on ottanut ensimmäisen askeleen eli kartoittanut keskeiset kehittämisteemat. Seuraavat askeleet ovat teemojen tarkentaminen ja kunnianhimoisten tavoitteiden asettaminen. Ryhmän pitäisi pohtia millaista vaikuttavuutta se haluaa ja miten sitä aiotaan seurata. Ryhmä voisi perustaa kerronnallisen seurantajärjestelmän tarkastelemaan tutkimushankkeiden edistymistä suhteessa hankkeen suunniteltuun vaikutukseen sen eri vaiheissa.

Palautteessa todettiin, että CBA on hyvästä syystä valinnut nimeen ”actions” eli toiminta. Julkaisufoorumeiksi suositeltiin ammatillisia aikakauslehtiä tai lehtiä, joissa on tietty konteksti, ei pelkästään akateemisia lehtiä. Ryhmän olisi mahdollista lisätä vaikuttavuuttaan osallistumalla kansallisilla ja kansainvälisillä foorumeilla toteutettaviin toimiin. CBA-ryhmä on pieni ja tehokkaasti toimiva tiimi, jolla on hyvä pohja kehitykselle seuraavien 3–5 vuoden aikana.

Eväitä kehittämiselle ja kehittymiselle

Haluamme CBA-tutkimusryhmässä vahvistaa rooliamme TAMKin kierto- ja biotalousosaamisen “näyteikkunana” ulkoisille ja sisäisille sidosryhmille. Ytimessä on asiantuntijoiden sitouttaminen yhteisen teeman edistämiseen. Tavoitteenamme on rakentaa systemaattinen prosessi ideasta monialaiseksi kierto- ja biotalouden projektiksi, mutta se vaatii vielä kehittämistä. Ensimmäisen toimintavuoden piloteista on kuitenkin kertynyt kokemusta, jota voidaan kehitystyössä hyödyntää.

Olemme itse linjanneet vaikuttavuuden lisäämisen tavoitteeksemme ja sitä pitäisi pystyä myös mittaamaan. Toiminnan määrälliset mittarit ovat yksinkertaisia, kuten kuinka monta artikkelia, esitystä, kontaktia, hankehakemusta jne. ryhmä on tuottanut? Laadun ja vaikuttavuuden mittaaminen on huomattavasti haastavampaa, mutta se on juuri sitä, mitä kehittämisen tueksi tarvitaan. Auditointiryhmän palaute on meille erinomainen toiminnan kehittämisen tuki. Esimerkiksi ryhmän meille ehdottama “narrative monitoring system” eli kerronnallinen seurantajärjestelmä kuulosti mielestämme mielenkiintoiselta. Vaikka ryhmä on tunnistanut kolme keskeistä teemaa, fokusointia tarvitaan edelleen, jolloin myös kunnianhimon astetta voidaan nostaa.

Mutta missä arvosanat?

Benchlearning-prosessi toteutettiin arvostavan haastattelun (appreciative inquiry) menetelmällä, jossa keskeistä on, että tuodaan esille se, mikä on toimivaa. Tällä tavoin pyritään lisäämään osallistujien onnistumisen tunnetta, positiivista energiaa ja potentiaalia (Stowell 2013, Juntunen 2015). Mielestämme se sopi menetelmänä hyvin benchlearning-prosessiin.

Prosessi oli mielestämme erittäin hyödyllinen, mutta jäimme kaipaamaan numeerista arviointia kehittymisen tasosta laadullisen palautteen tueksi. Standardit on kuvattu melko selkeästi ja niille on annettu asteikko (kuva 1). Jos tutkimusryhmien tai TKI-toiminnan auditoinnista tulee TAMKissa käytänne, niin kehittymisen näkökulmasta kunkin ryhmän aina hyvä nähdä oma tasonsa ja edistyminensä yhteisesti sovitulla tms. asteikolla. Se mahdollistaa toiminnan kehittymisen seurannan.


Lähteet

Freytag, P. V. & Hollensen, S. 2001. The process of benchmarking, benchlearning and benchaction. The TQM Magazine 1/2001, 25-33.

Juntunen, R.-E. 2015. Unelmat elämään unelmaklubilla. Blogiteksti. Sitra. Julkaistu 27.5.2015. Luettu 23.2.2021. https://www.sitra.fi/blogit/unelmat-elamaan-unelmaklubilla/

Kriik, G. 2019. Mitä on auditointi? Blogiteksti. Julkaistu 26.8.2019. Luettu 1.2.2021 https://www.arter.fi/mita-on-auditointi/

Stowell, Frank 2013. The Appreciative Inquiry Method –A Suitable Candidate for Action Research? Systems Research and Behavioral Science 30: 15 -30. Luettu 23.2.2021. https://doi.org/10.1002/sres.2117

Werner, E., Coelen, R., Ahkola-Lehtinen, A., Carvalho, L., Saaristo, A., Kajaste, M. & Isoaho, K. 2016. Audit of Tampere University of Applied Sciences. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus. Luettu 23.2.2021. https://karvi.fi/publication/audit-of-tampere-university-of-applied-sciences-2016/


Kirjoittajat

Kirjoittajat kuuluvat TAMK Circular & Bioeconomy Actions -tutkimusryhmään. Tiiminä heillä on yli 150 vuotta työelämäkokemusta teollisuudessa, PK-yrityksissä, yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa.

Silja Kostia, yliopettaja, Rakennettu ympäristö ja biotalous, TAMK silja.kostia@tuni.fi

Mikael Lindell, valmentaja, Proakatemia, TAMK, mikael.lindell@tuni.fi

Ulla Häggblom, yliopettaja, Rakennettu ympäristö ja biotalous, TAMK, ulla.haggblom@tuni.fi

Erkki Kiviniemi, lehtori, Teollisuusteknologia, TAMK, erkki.kiviniemi@tuni.fi

Riitta Vihuri, lehtori, Liiketoiminta, TAMK, riitta.vihuri@tuni.fi

Kuvituskuva: Pixabay

Kommentit

Vastaa

Käsitellään kommentteja...

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *