Hankintojen innovatiivisuus
Ennen varsinaisen hankintaprosessin käynnistämistä tehtävässä markkinakartoituksessa haetaan mahdollisten toimittajien kanssa ideoita ja ratkaisuja hankinnan toteuttamiseksi. Hankinnan kohde voidaan määritellä siten, että halutaan ratkaisu johonkin ongelmaan ilman tiukkojen reunaehtojen asettamista. Tarvittaessa kohde voidaan myös määritellä joiltain osin entistä tiukemmin. On kuitenkin huomioitava, että innovatiiviset hankinnat edellyttävät toimintaympäristöä, jossa keskeistä ei ole tarkka määrittely ja sääntöjen noudattamisen seuranta vaan toimijoiden kanssa yhteisiä intressejä painottava, vastuullinen ja joustava kulttuuri. Innovatiivisissa hankinnoissa tavoitteena on, että hankinnan kohde on sidottu kiinteästi tuloksiin eli tilaajan tarpeisiin. Hankintaprosessi on alusta lähtien vahvasti toimittajia ja loppukäyttäjiä osallistava.
Jo markkinakartoituksessa ja toimittajien kanssa käytävissä keskusteluissa pitää syntyä selkeä käsitys laadun ja hinnan vastaavuuksista ja hinnanmuodostustekniikasta. Liian korkeaksi tai matalaksi määritelty hinta suhteessa tavoiteltuun laatutasoon johtaa koko kilpailun epäonnistumiseen.
Tarpeiden määrittely
Kaikkien hankintojen lähtökohtana pitää aina olla jokin tarve, ei siis tuote tai palvelu. Esimerkiksi emme tarvitse valaisimia vaan valoa ja autokin hankitaan liikkumista varten. Emme tarvitse pesukoneita vaan puhtaita vaatteita eikä koulutuspäiviäkään kannata hankkia, ellei tavoitteena ole osallistujien oppiminen. Olennaista on omien tarpeiden tunnistaminen. Innovatiivisissa hankinnoissa ideana on kiinnittää tarjoajien huomio haluttuihin tuloksiin toimenpiteiden tai tuotemäärittelyjen sijaan.
Organisaation omilla asiantuntijoilla voi olla hyvinkin selkeitä mielipiteitä ja ajatuksia siitä, miten hankintatarpeisiin tulee vastata. Keskustelu toimittajien kanssa voi kuitenkin muuttaa tarkastelukulmaa ja antaa uusia näkymiä hankinnan sisältöön ja menettelytapoihin. Markkinoiden kartoitus ja vuoropuhelu toimittajien kanssa on tärkeää kaikissa hankinnoissa riippumatta käytettävistä hankintamenettelyistä. Kaikkia mahdollisia toimittajia ei kuitenkaan välttämättä tavoiteta eivätkä eri ratkaisuvaihtoehtojen lopulliset kustannuksetkaan vielä tule esiin ennen tarjousvaihetta.
Tekes on selvittänyt, että julkisten hankintojen menetelmät eivät tue riittävästi innovaatioita eivätkä siten johda uusien ratkaisujen käyttämiseen. Hankinnat ovat usein operatiivista toimintaa, jossa painotetaan juridiseen sääntelyyn perustuvaa prosessia. Tulosperusteisiin palveluhankintoihin liittyy tuotosten, laadun ja tulosten painottaminen resurssien ja prosessien sijaan. Julkisiin hankintoihin liittyvien riskien välttely ja pitäytyminen tutuissa toimintamalleissa ohjaavat helposti hankkimaan jo aiemmin hyväksi havaittuja ratkaisuja. Tämä ei edistä uusien innovatiivisten ratkaisujen markkinoillepääsyä.
Tulosperusteisiin palveluhankintoihin liittyy tuotosten, laadun ja tulosten painottaminen resurssien ja prosessien sijaan.
Perinteisessä toimintatavassa toimittajien näkökulmasta tarkasteltuna hankintojen toteutustapa ja tarjouskilpailuissa käytettävät valintakriteerit eivät kannusta tuotteiden, palveluiden tai toimintatapojen kehittämiseen. Hankintasopimukset eivät sisällä kumppanuutta eivätkä lyhyet määräaikaiset sopimukset tuo varmuutta asiakassuhteen jatkumiseen. Lopulta kyse kuitenkin on yhteisen hyötyjen tavoittelemisesta.
Tulosperusteinen hankinta
Tulosperusteisessa hankintamallissa lähdetään siitä, että tulos määrittyy tuotetun arvon kautta eikä asiantuntijoiden määrittämän prosessin kautta. Asiantuntijoiden tehtäväksi jää miettiä, miten haluttu arvo mitataan sen sijaan, että he määrittäisivät prosessin, jolla se kilpailutuksessa oletettavasti saavutettaisiin. Tulosperusteinen hankinta edellyttää tulosmittareita, hankintaosaamista ja innovatiivisia hankintatapoja, jossain määrin myös riskien ottamista sekä toimittajilta että hankintayksiköiltä.
Tulosperusteisuus motivoi toimittajia kehittämään innovatiivisia ratkaisuja tilaajan tarpeisiin sekä luo kannusteita laatutason ylläpitoon. Tulosperusteisiin palveluhankintoihin liittyy tuotosten, laadun ja tulosten painottaminen resurssien ja prosessien sijaan. Olennaista on selvästi määritellyt ja mitattavissa olevat tavoitteet, palvelun laadun varmistamiseen liittyvät sovitut suoritusstandardit ja palautteet. Tärkeää on, että palveluun liittyvät kannustimet ja sopimushinnat perustuvat tuloksiin. Esimerkiksi sairaalassa, jossa on monta kerrosta, potilaiden siirtelyyn tarvitaan hissejä. Käytettävää hankintamenettelyä valittaessa on mietittävä, millainen merkitys toiminnalle on se, että hissit ovat kunnossa. Sopimushinta voi perustua hissien käytettävyyteen, joka kannustaa toimittajaa minimoimaan käyttökatkokset. Samaa vaikutusta voidaan tavoitella asettamalla sanktioita, jolloin toimittajan saama rahallinen korvaus pienenee käyttökatkojen lisääntyessä. On arvioitava, onko keppi vai porkkana tässä tilanteessa parempi toimintamalli.
Sopimusten aktiivisella hallinnalla koko niiden elinkaaren ajan toimittajia kannustetaan aktiivisesti etsimään laadukkaampia ja tehokkaampia tapoja tuottaa palvelua. Tavarahankinnoissa huomioidaan ennakoidut välittömät ja välilliset kustannukset tuotteen elinkaaren aikana. Tapauskohtaisesti ketju voi alkaa jo raaka-aineista ja päättyä hävitykseen tai uusiokäyttöön.
Tulosperusteiset hankintamallit palveluhankinnoissa
Tulosperusteiset hankintamallit palvelutuotannossa voidaan jakaa useampaan pääkategoriaan. Palkkiomalleissa rahallinen korvaus on sidottu kokonaan tai osittain tuotoksiin ja tuloksiin. Palkkioita ovat esimerkiksi suoritteet, joissa hinnoittelu perustuu toimittajalle maksettavaan kiinteään palkkioon jokaisesta määritellystä tuotoksesta. Esimerkiksi ulkoistetussa laskutuksessa laskujen lukumäärä ja toiminnan virheettömyys muodostavat maksuperusteen.
Kannustemalleissa sopimuksen perushinta ei ole suoraan sidottu tuotoksiin tai tuloksiin. Sopimuksessa sovitaan kannusteista, joiden tavoitteena on laadun ja tehokkuuden parantaminen. Voidaan esimerkiksi sopia bonuksista ja sanktioista, joita käytetään kun toimittaja ylittää tai alittaa sovitun tavoitetason. Sopimuskauden pidennysoptio voidaan määritellä ehdollisena, joka toteutuu, mikäli toimittaja saavuttaa asetetun tavoitetason perussopimuskaudella. Esimerkiksi tietojärjestelmien ylläpitoon ja kehitystyöhön on sovellettavissa useitakin mittareita, joilla on suoraan merkitystä liiketoiminnalle.
Suoritustasomalleissa maksettava korvaus sidotaan suoritustasoihin. Käytännössä tämä tarkoittaa palkkioiden maksamista joko ajallisten tai laadullisten välitavoitteiden saavuttamisen jälkeen. Välitavoitteita voi olla useita. Tavoitetason alittamisesta seuraa hinnan alennus ja tavoitetason ylittämisestä maksetaan bonusta. Tästä on esimerkkinä rakennushanke, jonka etenemisnopeudella on tilaajalle taloudellista merkitystä. Rakentaminen voidaan usein helposti vaiheistaa ja aikatauluttaa.
Suoritusta mittaavat kriteerit määritellään sopimuksessa. Toimittajalla pitää koko sopimuksen elinkaaren ajan olla kannuste tuottaa palveluja parhaiden tiedossa olevien käytäntöjen mukaisesti sekä kehittää niitä jatkuvasti eteenpäin.
Lähteitä:
Innovatiiviset julkiset hankinnat, Tekesin katsaus 225/2008
Vaikuttavuuden hankinta, Sitran selvityksiä 115 2016
Innovatiiviset ja vastuulliset julkiset hankinnat, Turun yliopisto 2014
Innovatiivisten hankintojen johtaminen, HANKI-projekti 2016
Kirjoittaja
Raimo Ojala
Hankintapäällikkö, Tampereen ammattikorkeakoulu
Kommentit