1. Rekisterinpitäjä
Tampereen yliopisto
Koulutus ja oppiminen
Tampereen korkeakoulusäätiö sr
Tampereen yliopisto
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 0294 52 11
Y-tunnus 2844561-8
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sähköisen tenttipalvelun yhteyshenkilö:
Koulutusasiantuntija Sara Selänne / Koulutus ja oppiminen
S-posti: exam@tuni.fi
Järjestelmän ylläpito:
IT-asiantuntija Lauri Vastamäki / Tietohallinto
Kameravalvontajärjestelmän ylläpito:
Kiinteistöturvallisuuden tiimi / Tila- ja kiinteistöpalvelut
S-posti: tila-helpdesk@tuni.fi
3. Tietosuojavastaava
Korkeakouluyhteisön tietosuojatiimi
S-posti: dpo@tuni.fi
4. Rekisterin nimi
Sähköinen tenttipalvelu EXAM
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus:
Sähköinen tenttipalvelu EXAM on Tampereen yliopiston sähköisen tentin järjestelmä, jonka tarkoitus on pääsääntöisesti sähköiseen tenttimiseen
kohdennetussa tilassa suoritettavien tenttien laadinta, varaaminen, suorittaminen ja arviointi.
Kerättäviä henkilötietoja käytetään
- käyttöoikeuksien hallintaan,
- yhteydenottojen mahdollistamiseen,
- oppimisen ohjaukseen ja opintosuoritusten arviointiin,
- opiskelijan identiteetin varmistamiseen,
- vilppiepäilyjen todentamiseen,
- oppimisanalytiikkadatan tuottamiseen.
Palvelun käytöstä lokiin kertyviä henkilötietoja käytetään teknisten ongelmien
selvittämiseen.
Käsittelyperuste: Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttö
Suostumuksen voi peruttaa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää tietoa opintojaksoista, opiskelijoista, opettajista sekä suorituksista.
Pakolliset henkilötiedot käyttäjistä:
Etunimi
Sukunimi
Opiskelijanumero(t)
Sähköpostiosoite
Kotiorganisaatio
Käyttäjärooli
Suoritettavan opintojakson tiedot
Varauksen tiedot (aika, paikka, suoritukseen käytettävä tietokone)
Vastaukset (säilytettävä vähintään 6kk suorittamisesta)
Vastausten arviointitiedot ja suorituksen arvosanat
Tenttitilasta ja suorituksesta tallennetaan kuva ja ääni sekä kulkutiedot. Lisäksi tietokoneen sisältöä voidaan varmuuskopioida.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjän suostumuksella noudetaan aina HAKA-kirjautumisen yhteydessä kotiorganisaatiosta nimi, opiskelijanumero(t), sähköpostiosoite, kieli, kotiorganisaatio sekä rooli kotiorganisaatiossa.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät
Säännönmukaiset luovutukset
Ulkopuolinen käyttö: Tietoja ei luovuteta ulkopuoliseen käyttöön paitsi viranomaisille niitä erikseen pyydettäessä.
Sisäinen käyttö:
Tenttien tietoihin ja suorituksiin on pääsyoikeus
- kyseisen tentin opettajalla/opettajilla
- EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä
Videotallenteisiin on pääsyoikeus
- EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä
- kamerajärjestelmän pääkäyttäjillä
- vilppiepäilytapausten osapuolilla
Ajantasaisen videokuvan katsomiseen pääsyoikeus
- EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä
- kamerajärjestelmän pääkäyttäjillä
- tentinvalvojilla
Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä: CSC:n käyttöpalvelusopimus
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle: Ei
Järjestelmän käyttöliittymät on Tampereen yliopiston tietoturvakäytäntöjä ja -politiikkoja noudattaen käytettävissä EU:n ja ETA:n ulkopuolelta.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
A) manuaalinen aineisto
B) sähköisesti käsiteltävät tiedot
EXAM-järjestelmää suojataan käyttäjätunnus/salasana –yhdistelmällä ja yliopistossa yleisesti käytössä olevien tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.
Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu. EXAMin tallentamat tiedot säilytetään palveluntarjoajan hallinnoimilla palvelimilla.
Rekisterin ylläpitäjä voi poistaa henkilötiedot rekisteristä tarvittaessa mutta tietoja ei poisteta automaattisesti.
11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Videotallenteet säilytetään pääsääntöisesti enintään 90 päivää.
Suorituksia säilytetään järjestelmässä 12 kuukautta. Opintojakson kokonaisarvosana rekisteröidään yliopiston opintorekisteriin.
12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle
Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien: Ei
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
Vastustamisoikeus
Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa
henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle,
jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.