Tietosuojailmoitus

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopisto
Koulutus ja oppiminen

Tampereen korkeakoulusäätiö sr
Tampereen yliopisto
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 0294 52 11

Y-tunnus 2844561-8

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sähköisen EXAM-palvelun yhteyshenkilö:
Sara Selänne
Projektipäällikkö
Koulutus ja oppiminen
S-posti: tenttipalvelut.tau@tuni.fi

Järjestelmän ylläpidosta vastaava henkilö:
Tietohallinto / Järjestelmäsuunnittelija Mikko Lammi
Tietohallinto / ATK-suunnittelija Esko Laakso

Kamerajärjestelmän ylläpidosta vastaava henkilö:
Talous- ja tilapalvelut / Turvallisuusinsinööri Sami Heino

3. Tietosuojavastaava

dpo@tuni.fi

4. Rekisterin nimi

Sähköinen tenttipalvelu EXAM

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus:

Sähköinen tenttipalvelu EXAM on Tampereen yliopiston sähköisen tentin järjestelmä, jonka tarkoitus on pääsääntöisesti sähköiseen tenttimiseen
kohdennetussa tilassa suoritettavien tenttien laadinta, varaaminen, suorittaminen ja arviointi.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään
– käyttöoikeuksien hallintaan,
– yhteydenottojen mahdollistamiseen,
– oppimisen ohjaukseen ja opintosuoritusten arviointiin,
– opiskelijan identiteetin varmistamiseen,
– vilppiepäilyjen todentamiseen,
– oppimisanalytiikkadatan tuottamiseen.

Palvelun käytöstä lokiin kertyviä henkilötietoja käytetään teknisten ongelmien
selvittämiseen.

Käsittelyperuste: Yleistä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttö

Suostumuksen voi peruttaa ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoa opintojaksoista, opiskelijoista, opettajista sekä suorituksista.

Pakolliset henkilötiedot käyttäjistä:
Etunimi
Sukunimi
Opiskelijanumero(t)
Sähköpostiosoite
Kotiorganisaatio
Käyttäjärooli

Suoritettavan opintojakson tiedot
Varauksen tiedot (aika, paikka, suoritukseen käytettävä tietokone)
Vastaukset (säilytettävä vähintään 6kk suorittamisesta)
Vastausten arviointitiedot ja suorituksen arvosanat

Tenttitilasta ja suorituksesta tallennetaan kuva ja ääni sekä kulkutiedot. Lisäksi tietokoneen sisältöä voidaan varmuuskopioida.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttäjän suostumuksella noudetaan aina HAKA-kirjautumisen yhteydessä kotiorganisaatiosta nimi, opiskelijanumero(t), sähköpostiosoite, kieli, kotiorganisaatio sekä rooli kotiorganisaatiossa.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Säännönmukaiset luovutukset:

Ulkopuolinen käyttö: Tietoja ei luovuteta ulkopuoliseen käyttöön paitsi viranomaisille niitä erikseen pyydettäessä.
Sisäinen käyttö:

Tenttien tietoihin ja suorituksiin on pääsyoikeus
– kyseisen tentin opettajalla/opettajilla
– EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä

Videotallenteisiin on pääsyoikeus
– EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä
– kamerajärjestelmän pääkäyttäjillä
– vilppiepäilytapausten osapuolilla

Ajantasaisen videokuvan katsomiseen pääsyoikeus
– EXAM-järjestelmän pääkäyttäjillä
– kamerajärjestelmän pääkäyttäjillä
– tentinvalvojilla
– tilapalvelumestareilla

Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella: Kyllä, lisätietoa ulkoistetusta käsittelystä: CSC:n käyttöpalvelusopimus

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle: Ei

Järjestelmän käyttöliittymät on Tampereen yliopiston tietoturvakäytäntöjä ja -politiikkoja noudattaen käytettävissä EU:n ja ETA:n ulkopuolelta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) manuaalinen aineisto

B) sähköisesti käsiteltävät tiedot

EXAM-järjestelmää suojataan käyttäjätunnus/salasana –yhdistelmällä ja yliopistossa yleisesti käytössä olevien tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.
Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu. EXAMin tallentamat tiedot säilytetään palveluntarjoajan hallinnoimilla palvelimilla.

Rekisterin ylläpitäjä voi poistaa henkilötiedot rekisteristä tarvittaessa mutta tietoja ei poisteta automaattisesti.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit

Videotallenteet säilytetään pääsääntöisesti enintään 90 päivää.

Suorituksia säilytetään järjestelmässä kaksi vuotta. Opintojakson kokonaisarvosana rekisteröidään yliopiston opintorekisteriin.

12. Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien: Ei

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Vastustamisoikeus
Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa
henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle,
jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.